La communication orale professionnelle : sept points à travailler pour se perfectionner

Dossier Voltaire

Savoir communiquer à l’oral dans le cadre professionnel est fondamental, que ce soit en entreprise ou dans le service public. Dès lors que l’on est à l’aise lorsque l’on prend la parole devant un public, on fait plus facilement passer ses idées. On argumente et on convainc plus efficacement son auditoire. Enfin, on peut adapter ce que l’on dit au contexte du moment… et tout cela s’avère fort utile à l’heure d’un entretien professionnel, d’une réunion au cours de laquelle on met en avant ses projets, ou d’une présentation de résultats.

Toutefois, l’exercice de la communication orale n’est pas simple. Une prise de parole réussie exige de la pratique, de la rigueur et de l’expérience. Certaines personnes passent leur vie à étudier ces mécanismes qui permettent de maîtriser l’art oratoire. Nous ne prétendons pas faire de vous un cador de l’expression orale avec cet article. Toutefois, vous y trouverez sept recommandations qui vous permettront d’améliorer votre communication orale en milieu professionnel. Des exercices pratiques vous sont proposés. Nous vous souhaitons une excellente lecture !

Le niveau de la voix

Songez aux professeurs et aux enseignants, aux maîtres de conférences, aux animateurs de colonie de vacances… Tous sont amenés à parler beaucoup, parfois fort. Ils peuvent cependant terminer leur journée sans avoir la voix cassée… et c’est normal, car ils apprennent à la maîtriser pour se faire entendre sans avoir besoin de crier. Vous pouvez le faire aussi. Il existe pour cela différentes méthodes résumées dans cet article :

s’échauffer la voix ;
faire des exercices vocaux régulièrement ;
travailler sa respiration ;
détendre les zones de son corps qui ont tendance à se crisper lorsque l’on prend la parole.

Pour vous exercer, nous vous suggérons de lire ou de réciter un texte court à un ami, à un collègue, à un proche, puis de répéter l’opération en vous éloignant. L’objectif est que la personne continue à vous entendre sans pour autant que vous ayez besoin de crier. Vous pouvez aussi vous entraîner à l’extérieur ou dans un lieu qui vous permet de vous éloigner davantage, comme une grande salle de réunion ou un amphithéâtre.

La maîtrise du débit

Maîtriser son débit de parole est un autre élément essentiel pour communiquer efficacement à l’oral. Sous le coup du stress, on peut en effet être tenté de dire très vite ce que l’on souhaite, parfois en prenant à peine le temps de respirer. Pourtant, si l’on s’inspire des hommes et des femmes politiques, des conférenciers et des conférencières on s’aperçoit vite qu’ils accordent une grande importance aux pauses et aux silences. Dans un Ted Talk désormais célèbre, le conférencier Simon Sinek marque régulièrement des pauses, prend le temps de regarder son auditoire, modifie à sa convenance le rythme de ses propos.

Sans aller jusqu’à l’imiter, nous vous suggérons fortement de travailler ce point. Personne n’aime entendre un flot de paroles continu.

Que vous vous trouviez face à vos collègues, à votre supérieur hiérarchique, aux actionnaires de l’entreprise, vous devez rendre vos propos compréhensibles et votre intervention la plus agréable possible à écouter. Pour vous entraîner, vous pouvez pratiquer l’exercice suivant : lisez un texte tout en vous chronométrant. Puis relisez-le en vous imposant de parler pendant dix ou quinze secondes supplémentaires. Cela vous forcera à faire des pauses plus longues entre les phrases.

La maîtrise du vocabulaire

Naturellement, la maîtrise du vocabulaire constitue également un point fondamental pour briller à l’oral ou, au moins, faire bonne figure. Rien de plus cocasse (ni de moins sérieux…) qu’une personne qui emploie un mot à la place d’un autre ou fait un lapsus. Pour éviter cela, assurez-vous de maîtriser les mots essentiels à votre secteur d’activité, et faites en sorte de les employer à bon escient. Avant une intervention ou une présentation, il peut être très utile de vérifier que vous connaissez chaque terme à utiliser : cela vous rassurera.

Rien ne vous interdit par ailleurs d’enrichir votre vocabulaire en apprenant d’autres mots.

Pour vous entraîner, nous vous suggérons de tester le parcours Expression Projet Voltaire : celui-ci vous permet d’enrichir votre vocabulaire et de mieux construire vos phrases. Quelques minutes par jour suffisent pour progresser.

J’améliore mon expression

La gestion des émotions

L’un des principaux éléments qui permet de faire bonne figure lorsque l’on s’exprime à l’oral est sans conteste la gestion de ses émotions. Se laisser déborder par elles, c’est courir le risque de bafouiller, d’utiliser un mot à la place d’un autre, de perdre le fil de son argumentation… bref, c’est l’assurance de courir vers l’échec. Il faut donc se maîtriser, c’est un impératif. C’est sur le long terme et avec l’expérience que l’on dompte peu à peu ses émotions lorsque l’on prend la parole en public.

Toutefois, quelques bonnes pratiques peuvent vous aider. Nous en retiendrons deux que nous vous proposons ci-dessous.

Avant une prise de parole programmée, effectuez des exercices de respiration. Inspirez et expirez longuement. Cela aide à se calmer et à parler posément.
Essayez par ailleurs d’anticiper les questions qui pourront vous être posées et les réactions éventuelles de l’assistance. Par exemple, si vous négociez une augmentation auprès de votre supérieur, vous pouvez anticiper facilement les arguments qu’il vous opposera… et vous préparer à y répondre.

La maîtrise du langage non verbal

Il y a ce que vous dites et il y a ce que montrent votre corps, votre gestuelle, vos attitudes… Une personne qui se tient assise en bout de table avec les bras croisés donne d’elle-même une certaine image. Si elle choisit de se placer face à ses interlocuteurs et de poser ses mains sur la table, les impressions de son interlocuteur ou de son auditoire ne seront pas les mêmes.

Il vous faut donc absolument maîtriser votre corps pendant votre prise de parole.

Pour vous exercer, nous vous recommandons tout simplement de vous inspirer de personnes rompues à l’exercice : observez comment elles bougent, quels sont leurs gestes, etc. Puis récitez votre texte en adoptant la même posture. Attention : veillez à ne pas les singer pour éviter que cela ne vire à la caricature. Mais dans la mesure du possible, placez-vous dans une position qui donne envie à vos interlocuteurs de vous écouter dans ce contexte.

L’importance de l’accroche

Vous vous apprêtez à réaliser une présentation ? Alors la manière dont vous introduisez votre propos est très importante : elle donne envie (ou non) à votre auditoire de suivre votre intervention. La clé de la réussite réside en grande partie dans la conformité à ce qui est attendu : on ne commence pas de la même manière une entrevue informelle avec ses supérieurs et une présentation de résultats devant un aréopage de collègues. Dans un cas comme dans l’autre, vous devez vous inspirer de ce qui se fait habituellement. Pour cela, anticipez autant que possible !

On attribue à cet égard une citation à Winston Churchill : « Le meilleur discours improvisé a été réécrit trois fois. »

Qu’elle soit authentique ou non, l’anecdote en dit long sur la nécessité de se préparer et de penser à son introduction avant la prise de parole : citation, donnée factuelle, question… Faites-en sorte que cela soit naturel, comme le reste de votre propos. Bien entendu, si vous prenez la parole lors d’un entretien ou d’une réunion, les règles ne sont pas les mêmes. Dans ce cas, une introduction rapide fera l’affaire le plus souvent : n’hésitez pas à aborder rapidement ce qui doit l’être.

L’importance de la conclusion

Enfin, évoquons la conclusion. Elle est tout aussi importante que l’introduction et elle doit vous permettre deux choses, de résumer votre propos et d’insister sur l’élément principal, ce que vous voulez véritablement mettre en avant. C’est aussi le moment de marquer les esprits. De même, vous devez autant que possible travailler votre conclusion en amont de votre intervention et prévoir de quelle manière vous allez conclure.

Comme pour l’introduction, vous pouvez vous entraîner avec un proche qui vous donnera ses impressions.

Le mieux est que cette personne connaisse bien le contexte de votre intervention : cela lui permettra de vous faire des commentaires appropriés. Attention : cela vaut surtout pour une prise de parole de quelques minutes au moins. Dans le cadre d’une réunion ou d’un entretien, votre conclusion peut (doit ?) être faite en quelques mots, de manière efficace. N’hésitez pas cependant à résumer votre propos si nécessaire.

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Quelques conseils complémentaires

Terminons avec trois conseils qui vous seront très utiles également lors de vos prises de parole.

Le cas échéant, détachez-vous autant que possible de vos notes. Il n’est pas question de lire ce que vous avez préparé : vous devez vous l’appropriez avant votre intervention et focaliser votre attention sur votre auditoire. Comme nous vous l’avons conseillé précédemment, vous pouvez vous entraîner.

Par ailleurs, faites en sorte de préparer vos réponses aux questions qui vous seront posées. En travaillant votre intervention, vous vous rendrez compte, en effet, que beaucoup peuvent être anticipées. Vous serez ainsi plus à l’aise.

Enfin, essayez autant que possible de pratiquer l’écoute active dans votre quotidien professionnel. Cela consiste à accorder à autrui toute son attention et à manifester de l’intérêt pour son message, à poser éventuellement des questions pour s’assurer que l’interlocuteur a bien compris, et à interagir. Cela permet ensuite de mieux réagir et d’élaborer une réponse structurée et adaptée.