Comment organiser et animer une réunion efficace ?

En entreprise, de nombreux collaborateurs estiment perdre leur temps lorsqu’ils assistent à une réunion. Pourtant, et malgré les avancées technologiques (courriels, visioconférences…), la réunion physique reste un incontournable. Pour réfléchir à plusieurs, créer une dynamique de groupe ou développer certains sujets délicats, organiser une réunion est souvent nécessaire. Mais l’équilibre entre le strict minimum et la réunionite aiguë (l’abus de réunions inutiles) est parfois difficile à trouver.

Alors, comment organiser et animer une réunion avec efficacité ? Voici nos conseils et recommandations.

Sommaire

• Avant de l’animer, comment préparer une réunion ?
• Les aspects concrets
• Ne ratez pas les débuts de votre réunion !
• Ce qu’il ne faut pas oublier
• Les points essentiels pour la fin d’une réunion

Avant de l’animer, comment préparer une réunion ?

Évaluer la pertinence de la réunion

Une réunion efficace ne s’improvise pas ! Le secret d’une réunion réussie réside dans une préparation rigoureuse. Avant toute chose, posez-vous les questions suivantes :

• La réunion est-elle pertinente ?
• La réunion peut-elle être remplacée par un autre moyen de communication (courriel, visioconférence…) ?

La réunion vous paraît pertinente, et la présence des personnes concernées est requise ? Parfait, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Les différents types de réunion

Vous devez ensuite déterminer de quel type de réunion vous avez besoin :

• une réunion d’information, pour faire passer un message sans que les personnes présentes aient besoin d’intervenir ;
• une réunion de suivi, pour savoir où en est la gestion d’un projet ou d’une tâche, par exemple ;
• une réunion pour résoudre un problème, où les intervenants devront être force de proposition ;
• une réunion pour prendre une décision, où les intervenants devront proposer une direction stratégique…

En fonction du type de la réunion, vous ne la préparerez pas de la même façon, notamment en ce qui concerne l’organisation de l’espace. Une réunion d’information se fera sans doute avec une ou deux personnes face à un public, par exemple. À l’inverse, une réunion pour prendre une décision se fera généralement davantage autour d’une table, afin que les participants puissent interagir plus facilement.

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Préparer les objectifs de la réunion

À quoi doit servir votre réunion ? Que doit-on décider ? Quel message devrez-vous faire passer ? Les objectifs de la réunion que vous préparez doivent être clairs et concrets. Notez-les en les énonçant de manière claire, synthétique et structurée, et vous pourrez ainsi constituer l’ordre du jour de votre réunion.

Les différents types d’intervenants

En fonction des objectifs de la réunion, vous pouvez choisir qui participe à la réunion. Qui dispose de la meilleure vue stratégique sur la question abordée ? Qui a le pouvoir de décision sur le problème à régler ? Le public sera-t-il constitué de tous les salariés, ou uniquement de leurs managers ?

Attention : plus les participants seront nombreux, moins ils auront de temps de parole. Choisissez donc avec soin les intervenants.

Bien entendu, il convient également de prendre en compte le type de participants présents. Vous ne vous adresserez pas de la même manière aux salariés, aux managers, ou encore aux directeurs.

Par ailleurs, notez bien qu’il existe différents types d’intervenants lors d’une réunion.

• L’organisateur. Il fait en sorte que la réunion soit cohérente et qu’elle se déroule comme prévu. Son intervention a plutôt lieu en amont, mais il peut également prendre le rôle d’animateur de la réunion.
• L’animateur de la réunion. Les contours et l’importance de son rôle varient, selon que sa mission consiste à introduire les points à aborder ou à conduire l’intégralité de la réunion. Dans le second cas, il est amené à prendre la parole régulièrement. Il doit être particulièrement vigilant à son expression pour conserver l’attention de l’audience, voire parfois pour convaincre des participants.
• Le participant actif. Ce rôle est également très variable. Le participant actif est généralement invité pour ses compétences et/ou son pouvoir de décision. Il peut apporter des précisions sur certains points de la réunion, un point de vue technique qui aide à la prise de décision, etc. Il intervient à la demande de l’animateur.
• Le participant passif. Il ne joue pas un rôle direct dans la réunion. Généralement, il se trouve là pour recevoir l’information. En fonction du cadre de la réunion, il peut être amené à poser des questions.

Ces différents rôles doivent être clarifiés avant le début de la réunion.

Les aspects concrets

Quel lieu pour une réunion d’entreprise efficace ?

Nous l’avons dit : en fonction du type de réunion, la salle à utiliser n’est pas la même et l’espace peut être organisé différemment. Une réunion stratégique, en comité restreint, peut se tenir dans une salle modeste, équipée d’une table et de chaises. En revanche, une réunion qui fait intervenir des dizaines de personnes nécessite une grande salle, potentiellement destinée aux conférences, avec une estrade et une sonorisation adaptée.

Choisir sa salle de réunion n’est pas une décision anodine, et il est souvent nécessaire de la réserver bien à l’avance, que ce soit au sein de l’entreprise ou à l’extérieur. Là encore, l’anticipation est la clé pour éviter les mauvaises surprises.

Quel matériel choisir ?

Pour que votre réunion soit un succès, vous devez faire en sorte que :

• les intervenants puissent s’exprimer clairement ;
• l’auditoire puisse comprendre facilement les intervenants ;
• tout le monde reste attentif et à l’aise tout au long de la réunion.

Pour ce faire, prévoyez le matériel adéquat en fonction des objectifs de la réunion, de son contenu, du nombre d’intervenants et de la configuration de la salle choisie. Cela peut comprendre :

• un moyen de projeter une présentation sur grand écran afin que tout le monde puisse la voir ;
• des micros reliés à un système de sonorisation pour que tout le monde puisse entendre le discours des intervenants ;
• des interprètes si, parmi les intervenants ou le public, des personnes ne parlent pas la même langue, ou sont malentendantes, par exemple.
• des boissons, éventuellement un repas en fonction de l’heure de la réunion et de sa durée.

Prévoyez donc de vérifier la disponibilité de ce matériel au sein de l’entreprise, voire de le réserver auprès de professionnels (loueur de matériel, traiteur…).

Combien de temps doit durer votre réunion ?

La question est épineuse ! Une réunion trop longue perdra en efficacité, car les intervenants peuvent être moins attentifs ou se lasser. Mais une réunion trop courte ne permettra pas de développer les sujets comme ils le mériteraient, ou de donner la parole à tous les intervenants. La durée idéale de votre réunion dépendra évidemment du contexte, des sujets à aborder et du nombre de participants. Le plus important est de s’en tenir à l’ordre du jour afin d’éviter les digressions.

Apprenez par ailleurs à anticiper les différents éléments qui sont susceptibles de prolonger ou de retarder une réunion :

• les retardataires qui empêchent le lancement : n’hésitez pas à commencer à l’heure dite, si vous pouvez vous le permettre ;
• les questions en cours de réunion : si nécessaire, prévoyez un temps de questions quelques minutes avant la fin du créneau ;
• les questions à la fin de la réunion : prévoyez un nombre de questions maximal, clairement annoncé, ou bien un peu de temps en plus ;
• les éventuels conflits entre les différents intervenants ou services : si les questions abordées sont de nature à susciter des discussions annexes chronophages, il convient de faire comprendre aux personnes concernées que la réunion du jour n’est pas consacrée à l’objet de leur conflit. Pour cela, rappeler l’ordre du jour et les priorités est souvent utile. La gestion de conflits entre personnes ou services peut faire l’objet d’une réunion spécifique, à part.

Inviter les participants

Les invitations doivent être envoyées dès que possible. Attention : plus les intervenants sont nombreux, plus vous avez besoin d’anticiper l’annonce de votre réunion, car un créneau commun est souvent difficile à trouver. Privilégiez les invitations à la réunion par courriel, ce qui permet une notification dans l’agenda d’entreprise.

Dans l’invitation à la réunion, pensez à préciser différents éléments :

• la date et l’heure ;
• le lieu ;
• la durée ;
• le format et l’objectif de la réunion ;
• le rôle attendu de chacun ;
• les éléments que les invités doivent préparer (questions à poser, documents à lire…).

Si vos invités ont tous ces éléments en tête avant même le début de la réunion, vous gagnerez un temps précieux le jour J ! Relisez-vous bien avant d’envoyer votre invitation par courriel, afin d’éviter les fautes d’orthographe, notamment. Assurez-vous également que vos propos sont clairs et compréhensibles.

Ne ratez pas les débuts de votre réunion !

Comment commencer une réunion : répartissez les rôles

Voici les rôles essentiels à assurer pour que la réunion se déroule comme prévu :

• un maître du temps, chargé de surveiller l’heure et de rappeler le temps restant, afin d’éviter que les discussions se prolongent au-delà du cadre prévu ;
• un régulateur, qui pourra signaler aux participants s’ils s’éloignent trop de l’objectif de la réunion ;
• un scribe, chargé de noter les décisions prises et les points majeurs de la réunion. Ces notes permettront d’alimenter la synthèse de la réunion (voir plus bas) ;
• un animateur, qui se chargera de mener les débats et de donner la parole de façon équitable (voir plus haut).

Une seule et même personne peut endosser ces rôles, mais l’idéal est de les répartir : la charge de travail de chacun s’en trouve diminuée. Si le rôle d’animateur vous revient, vos prérogatives risquent d’être nombreuses, et vous apprécierez de vous décharger de la prise de notes ou de la gestion du temps, par exemple.

Quelle introduction ?

Tout le monde est arrivé, et votre réunion peut commencer. Après avoir salué tous les participants, vous pouvez commencer par les présenter les uns aux autres s’ils ne se connaissent pas. Vous pouvez également les laisser se présenter en organisant un tour de table. Les intervenants apprécieront de connaître le rôle de leurs interlocuteurs, et de savoir à qui ils parlent. Cette phase permet de donner du sens à la présence de chacun.

Rappelez en préambule l’objectif de la réunion, ainsi que les différentes phases que vous suivrez. Cela permettra d’inclure tous les participants et les aidera à se concentrer sur le sujet du jour. L’objectif énoncé doit être clair, et concerner toutes les personnes présentes.

Si nécessaire, précisez comment le groupe de travail constitué va travailler. Cela permettra de gagner du temps, et de rappeler les responsabilités de chacun dans l’accomplissement des objectifs de la réunion.

Assurez-vous que tout est clair pour tout le monde avant d’aborder le premier point de la réunion, afin d’éviter toute confusion par la suite.

Exemple d’introduction

« Bonjour à toutes et tous, je vous remercie pour votre présence aujourd’hui !

Si vous ne me connaissez pas, je suis Marc Duplan, et je m’occupe de la communication autour de notre prochain produit phare : la smart fourchette.

L’objectif de cette réunion est de préparer le lancement de notre produit au grand public.

Pour ce faire, j’ai réuni Pierre, responsable des réseaux sociaux, Jeanne, responsable marketing de l’entreprise, et Cindy, consultante en communication.

Nous commencerons par un rappel rapide des messages que nous voulons faire passer, et des moyens de communication que nous avons sélectionnés lors d’une dernière réunion. Nous verrons ensuite comment organiser la communication autour du lancement en lui-même.

Est-ce clair pour tout le monde ? Super, allons-y alors ! »

Comment animer une réunion ?

Animer une réunion n’est pas une capacité innée. Il faut respecter certaines bonnes pratiques pour atteindre les objectifs fixés. Il existe différents types d’animateurs de réunion :

• l’animateur facilitateur, qui n’exerce qu’un contrôle discret alors que les participants de la réunion échangent sur les différents sujets ;
• l’animateur coordinateur, qui structure les débats en intervenant régulièrement ;
• l’animateur directif, qui laisse peu de place aux participants, qui deviennent plus passifs que dans les autres cas de figure.

Le choix de votre type d’animateur dépendra du contexte de la réunion, des objectifs à atteindre et du profil des personnes présentes (compétences, responsabilités…). Toutefois, certains conseils pour animer une réunion se retrouvent dans toutes les situations :

• être clair et concis, pour faciliter la compréhension de ses propos ;

Ces conseils impliquent évidemment d’être à l’aise au moment de parler en public, ce qui n’est pas toujours évident… Si vous avez des doutes sur ce point, n’hésitez pas à vous former avec le Projet Voltaire.

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Ce qu’il ne faut pas oublier

Nos conseils pour une animation sereine

Même si vous organisez une réunion d’information, avec peu d’interactions entre l’intervenant et son public, vous devez vous assurer que la réunion se passe dans un climat serein et cordial. Voici quelques points essentiels à ne pas négliger :

• respectez le temps de parole de tout le monde : si la même personne intervient plusieurs fois, faites en sorte de donner la parole à d’autres intervenants ;
• n’oubliez pas de charger quelqu’un de la prise de notes sur les sujets abordés pendant la réunion : cela permettra de graver certains échanges dans le marbre en cas d’oubli ou de conflit futur (voir plus haut les différents rôles) ;
• montrez l’exemple en adoptant un ton bienveillant, et en rappelant à l’ordre les personnes qui ne le font pas, ou qui ne se montrent pas attentives ;
• recentrez les échanges qui s’écartent trop du sujet ;
• aidez les personnes réservées à s’exprimer, en les incitant à prendre la parole, par exemple, ou en restant à l’écoute de leur langage corporel ;
• même si une ambiance décontractée met tout le monde à l’aise, veillez à ce que les traits d’humour ne prennent pas trop de place.

L’écoute active

On entend de plus en plus parler d’écoute active dans les relations professionnelles. Il s’agit d’une technique de communication qui favorise l’expression des sentiments, notamment lorsqu’ils ne sont pas verbalisés.

Elle se fonde sur un respect mutuel entre les intervenants :

• respecter la parole et les silences des autres personnes, sans les interrompre ;
• être attentifs aux besoins, aux attentes, aux émotions de la personne qui s’exprime ;
• ne pas juger ou interpréter ce qui est exprimé ;
• ne pas anticiper ce que la personne essaie de dire et la laisser aller au bout de son raisonnement ;
• mettre en valeur les aspects positifs de ce que la personne a partagé.

Cette approche vise à instaurer davantage de confiance entre les intervenants. Au cours d’une réunion, elle peut permettre de réduire les tensions, de mieux comprendre les différents interlocuteurs et de résoudre plus facilement certains problèmes.

Questions ouvertes et fermées

L’écoute active passe également par une recherche d’approfondissement des sujets abordés par la personne en face de vous. Cela peut passer par des questionnements, et le recours à des questions ouvertes ou fermées.

Les questions fermées n’attendent généralement pas une réponse très développée. Elles appellent à une réponse par oui ou non, ou à une réponse par une donnée précise ou factuelle. Voici quelques exemples de question fermée :

• « Depuis quand travaillez-vous sur ce dossier ?» : la question appelle une date ou une durée.
• « Avez-vous eu besoin d’aide sur ce dossier ?» : la question appelle un oui ou un non.

Les questions ouvertes, elles, attendent souvent des réponses plus longues et plus complexes. Voici quelques exemples de question ouverte :

• « Quelles difficultés avez-vous rencontrées sur ce dossier ? »
• « Quels axes d’amélioration imaginez-vous pour ce problème ? »

En écoute active, le recours à des questions ouvertes permet de placer la personne qui va y répondre dans un rôle moins passif. En effet, abuser des questions fermées peut donner à la personne en face de vous l’impression qu’elle subit un interrogatoire. Avec des questions ouvertes, vous laissez la possibilité à votre interlocuteur de développer sa réponse, de l’argumenter et d’avoir davantage de temps de parole.

Les points essentiels pour la fin d’une réunion

Pensez à faire une synthèse

Lorsque la réunion arrive à son terme, pensez à exprimer, devant tous les intervenants, une synthèse de ce qui a été dit. Cela permet de concrétiser les conclusions, et de vous assurer qu’elles sont partagées par tout le monde. Cela permet également de vous assurer que tout est clair, et qu’aucun point n’a été oublié.

Le compte rendu de réunion

Juste après la fin de la réunion, lorsque les échanges sont encore frais dans votre mémoire, appuyez-vous sur les notes prises pour rédiger un compte rendu de réunion. Ce document, clair et concis, doit reprendre les points principaux qui ont été abordés. Vous pourrez ensuite l’envoyer à tous les intervenants pour qu’ils en gardent une copie.

Ainsi, les conclusions de la réunion seront gravées dans le marbre, et chacun pourra compter sur un document de référence à l’avenir.

Quel type de compte rendu ?

Le compte rendu de réunion peut prendre différentes formes, mais il est important de le structurer. Cela rend les informations claires, et permet aux lecteurs de trouver facilement l’information qu’ils cherchent sans avoir à relire tout le document. Voici les principaux éléments à faire figurer dans votre compte rendu de réunion :

• l’objectif de la réunion ;
• la date ;
• les personnes présentes et leur fonction ;
• les sujets abordés, avec à chaque fois la situation de départ et les réponses apportées ;
• les décisions prises pour l’avenir ;
• la date et l’heure de la prochaine réunion s’il y en a une ;
• d’éventuels commentaires sur la réunion (ambiance, points à améliorer…).

Évidemment, la rédaction du compte rendu de réunion nécessite une orthographe de bon niveau, voire irréprochable. Bien qu’il s’agisse d’un document de travail, l’idéal est que le compte rendu soit agréable à lire pour vos collaborateurs, veillez donc à soigner votre expression écrite. Si vous appréhendez cette partie du travail, le Projet Voltaire peut vous aider à vous améliorer en orthographe et en expression.

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